I. Wichtige Voraussetzung zur Nutzung des Systems
Innerhalb des Internetprojektes des Rotary-Distriktes 1840 wurden die Grundlagen zur Verwaltung der Rotaryclubs im Distrikt über das Internet geschaffen. Mit dem Betrieb einer gesicherten Datenbank auf einem zentralen Server werden die Mitgliederdaten der rot. Freunde durch die Sekretäre gepflegt. Durch sinnvolle Softwaremodule werden rotarische Verwaltungsabläufe standardisiert und vereinfacht. Auf Anfrage beim DICO (Distrikt Internet Communication Officer) des Distriktes, Claus Huber, erhalten die Mitglieder die Zugangsdaten zum Internetsystem und auch dem damit verbundenen rot. e-mailkonto. Auch werden auf Anfrage die Anzeige der Vorstände und der Clubmitglieder innerhalb des Projektes freigeschalten.
Zugang zum Verwaltungsbereich des Rotaryclubs haben grundsätzlich die Präsidenten, die 1. und 2. Sekretäre und der CICO des Clubs. Auch die incoming Präsidenten und Sekretäre sind nach der Eintragung zur Verwaltung berechtigt.
Alle Präsidenten und Sekretäre haben die Zugangsdaten zum System bereits mehrfach erhalten. Sollte der Rotaryclub ein eigenes Sekretariat betreiben, so wird um die Benachrichtigung desselben gebeten. Ein eigener Verwaltungszugang kann für das Sekretariat eingerichtet werden.
In die Clubverwaltung gelangen sie wie folgt:
Verbinden Sie Ihr Computersystem mit dem Internet. Wählen sie die Internetseite http://www.rotary1840.org aus. Klicken sie oben rechts bei der Clubsuche auf den Pfeil oder geben Sie den Namen Ihres Clubs ein und klicken dann auf den Pfeil
Alternative: Klicken Sie in der Linkleiste auf der linken Seite, unter dem Punkt Navigation, auf die Auswahl [Die Clubs] und wählen dann aus der angezeigten Liste Ihren eigenen Club per Klick aus.
Sie sind nun auf der eigenen Clubseite gelandet. Wurden noch keine Einträge durch den Sekretär oder den CICO vorgenommen, so wird die Clubseite standardisiert dargestellt (Rotary Jahreslogo und kurze Clubbeschreibung mit Nennung Clublokal).
In der linken Navigationsleiste finden Sie den Button für den 
(Verwaltungsbereich) Ihres Clubs
Klicken Sie hier einmal auf [Interner Bereich] und Sie werden zur Eingabe Ihrer Benutzerkennung und Ihres zugehörigen Passwortes gebeten:
Tragen sie die bekannten Benutzerdaten sowie Ihr persönliches Passwort in die dafür vorgesehenen Felder ein und klicken Sie dann auf den Login-Button.
Sie gelangen nun in den internen Verwaltungsbereich Ihres Clubs. Aufgrund der Berechtigungsstruktur innerhalb des Systems sind Sie nun in der Lage die folgenden Punkte zu bearbeiten.
II. Clubverwaltung
1. Stammdaten
Damit alle Programmteile innerhalb des Projektes einwandfrei funktionieren können, ist es unbedingt notwendig, die Stammdaten des Clubs vollständig einzupflegen. Für die Listen und für den Meetingbericht des Clubs werden die Felddaten aus den Club-Stammdaten übernommen. Sie finden die Eintragungen in der rot. Bibel und/oder im Halbjahresbericht, sowie in den Aufforderungen des Rotary-Verlages zum Datenabgleich für den Bibelabgleich.
2. Historie
Die Historie ist ein reines Textfeld, das im öffentlichen Bereich des Internetauftrittes des jeweiligen Clubs angezeigt wird. Es obliegt dem Verfasser, wie er den Inhalt gestaltet. Es können keine Bilder und Grafiken in den Text eingebunden werden. Es können jedoch Texte (über den Zwischenspeicher von MS-Windows) aus anderen Textverarbeitungsprogrammen (Strg-C und dann Strg-V ) übernommen werden. Tabellen werden hier jedoch nicht übernommen.
Sollten Sie einen Text aus MS-Word über-nehmen, weißt Sie das System darauf hin und gibt Ihnen die Möglichkeit, den Text für das Internet zu bearbeiten. Der Text, den Sie einfügen möchten, scheint aus Word kopiert zu sein. Möchten Sie ihn zuvor be-reinigen lassen? Klicken Sie auf OK und das nebenstehende Fenster wird angezeigt. Setzten Sie bitte beide Haken bei den Er-weiterungen. Kopieren Sie dann den zu be-arbeitenden Text mit Strg-V in das Fenster und klicken Sie auf OK. Der Text wird dann automatisch überarbeitet und in das Textfenster der Anwendung kopiert.
Nach der Fertigstellung des Textes bitte auf den Button 
klicken!
3. Partnerclub anlegen/ändern
Unter diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit einen (derzeit nur einen) Partnerclub mit Bild und Text darzustellen. Die Grafik sollte eine *.jpg, eine *.gif Datei sein. Die Darstellungsgröße sollte max. 200 Pixel betragen. Sie können die entsprechende Bilddatei unter dem Punkt durchsuchen von Ihrem Computer direkt auf den Speicher des Rotary-Servers laden.
Nach der Fertigstellung des Textes bitte auf den Button klicken!
Unter diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit ein (derzeit nur eines) Clubprojekt mit Bild und Text darzustellen. Die Grafik sollte eine *.jpg, eine *.gif Datei sein. Die Darstellungsgröße sollte max. 200 Pixel betragen. Sie können die entsprechende Bilddatei unter dem Punkt durchsuchen von Ihrem Computer direkt auf den Speicher des Rotary-Servers laden.
Nach der Fertigstellung des Textes bitte auf den Button klicken!
4. Links anlegen/ändern (weiterführende Internetverbindung)
Unter diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit auf der aktuellen Clubseite, links im Auswahlmenü, zusätzliche Verlinkungen zu anderen Clubs oder interessanten Internetseiten selbst einzutragen. Klicken Sie dazu auf den Button Links und tragen Sie dann in die Maske im Feld [Text] die gewünschte Anzeige in der Internetseite und im Feld [Link] die komplette Internet-adresse der gewünschten Internetseite ein ? z.B. http://www.rotary.de
Klicken Sie dann bitte auf den Button [senden], um die Eintragung abzuspeichern.
5. Clubseite anlegen/ändern
Unter diesem Menüpunkt können Sie über das CMS-System (Content-Managment- System) Aktuelles ohne große HTML- und Programmierkenntnisse auf die erste Seite Ihres Internetauftrittes einstellen. Die Darstellung eines Anzeigesegmentes setzt sich immer aus einer Bilddatei (die Größe der Bilddatei sollte max. 200 Pixel betragen und als *.jpg oder *.gif abgespeichert werden) und einem Textfeld zusammen. Auch hier greifen die Funktionen (siehe Punkt Historie in der Bedienungsanleitung) über das Einfügen per copy/paste aus anderen Textverarbeitungsprogrammen.
Für den versierten Anwender ist es sogar möglich eigene HTML-Programmierungen in die Seitengestaltung einfließen zu lassen. Über den Button [Quellcode] in der Texteditorleiste kann dies geschehen. Auch ist es möglich, den Text ohne großen Aufwand, ansprechend zu gestalten (incl. aktiver Links usw.) Hilfen zur Erstellung dieser Seiten können gerne in Anspruch genommen werden.
(claus.huber@rotary1840.org)
Grundsätzlich wird immer die zuletzt erfasste Eintrag (News) in der veröffentlichten Internetseite ganz oben angezeigt.
Zur Erstellung eines neuen Eintrages (News) klicken Sie bitte oben links auf den Button 
. Danach erstellen Sie den gewünschten Text und laden die bearbeitete Grafik zusammen mit dem Text hoch (Button [speichern]. Das Ergebnis Ihrer Arbeit können Sie sofort unter dem Punkt [Clubseite] begutachten.
Änderungen der Clubseite werden in ähnlicher Form durchgeführt. Markieren Sie die gewünschte News, indem Sie mit der linken Maustaste einen Punkt unter [News ändern] setzten. Nun können Sie die markierte News entweder ändern oder auch ganz löschen. Beim Löschen wird der gespeicherte Text und das hochgeladene Bild vom Server entfernt.
6. Liste der umliegenden Clubs eintragen
Dieses Programm ist schon ein Teil für den Versand des Meetingberichtes innerhalb des Projektes. Innerhalb des Gruppenmail-versandes (siehe unten) werden emails aus dem System automatisch an die Sekretäre der hier eingetragenen Clubs weitergeleitet. Dies bedeutet eine erheb-liche Erleichterung bei der Übergabe der Amtsgeschäfte der Sekretäre. Die Mailadressen der Sekretäre werden sowieso in der Mitgliederdatenbank gepflegt und sind daher immer korrekt.
Zur Eintragung der gewünschten Rotaryclubs wählen Sie bitte aus der Liste (Pfeil nach unten) den/die gewünschten Clubs aus und klicken dann auf den Button [hinzufügen]. Die Liste wird sofort auf dem Rotary-Server aktualisiert. Falsche Einträge einfach mit der linken Maustaste auswählen und dann auf [loeschen].
III. Mitgliederverwaltung
Der wichtigste Programmpunkt innerhalb des Internetprojektes des D1840. Alle Anwendungen greifen auf die Mitgliederdaten innerhalb der Datenbank zu. Sind diese Daten genau gepflegt, lassen sich alle Aufgaben des Sekretärs und des Präsisdenten innerhalb des rot. Jahres mit Leichtigkeit erledigen.
Mitglied neu
Klicken Sie zur Neuanlage eines Mitgliedes auf den Button [Mitglied neu]. Es erscheint folgende Maske, deren Feldinhalte Sie bitte lt. Mustervorgabe ausfüllen. Sind einzelne Informationen nicht vorhanden, so können diese später unter Mitglied bearbeiten jederzeit ergänzt werden.
Pflichtfelder zur Erfassung eines Mitgliedes sind:
- Vorname
- Nachname
- Postleitzahl
- Stadt
- Login (vorname_nachname)
- Email (vorname.nachname@rotary1840.org)
- Passwort (auto. Vorgabe)
Der Login sollte immer in Kleinbuchstaben erfasst werden. Der Vorname sollte auch durch einen Unterstrich vom Nachnamen getrennt werden (vorname_nachname). Das Passwort ist nur während der Ersterfassung sichtbar (bitte unbedingt notieren) und kann nach dem Abschließen der Erfassung des Datensatzes (klicken unten links auf [senden] ) noch einmal ausgedruckt werden. Klicken Sie hier um eine Bestätigung der Anlage/Änderung zu drucken. Übergeben Sie bitte das ausgedruckte Formular dem Neumitglied, damit dieses über die erforderlichen Zugangsdaten zu seinem rot. Mailkonto verfügt.
Mitglieder bearbeiten
Unter dem Menüpunkt [Mitglieder bearbeiten] können Mitgliederdaten geändert oder gelöscht werden. Wenn Sie nur auf den Button [suchen] klicken , wird eine Liste aller Mitglie-der angezeigt. Haken Sie den Punkt CSV-Export mit der linken Maustaste an und klicken auf [suchen] können Sie eine Mitgliederliste mit allen verfügbaren Daten (ohne Passwort ? Datenschutz) auf Ihrem Computer abspeichern und mit MS-Excel weiter-verarbeiten. Ebenso ist die Selektion über Feldeingaben möglich.
Nach Klicken auf [suchen] erscheint eine Auflistung des/der gewünschten Mitglieder. Klicken Sie auf [Details] des gewünschten Datensatzes und nehmen Sie die entsprechenden Änderungen im Datensatz vor. Ebenso können Sie Mitgliederdaten vollständig löschen. Die Löschabfrage bitte mit [ja] noch einmal bestätigen.
Wichtig bei Änderung an Funktionen:
Über den Punkt [Funktionen] ändern/löschen kommen Sie in die Auswahl zur Vorstandseingabe. Mehrfacheingaben von Vorstands funktionen können gemacht werden. Beachten Sie bitte genau den Hilfetext in der grünen Hilfeleiste. Über diesen Eintrag werden alle Emails an die Vorstände im Rotaryclub gesteuert.
(WICHTIG)!!!!
Vorstandsfunktionen können erst nach der Erstanlage eingetragen werden. Ebenso ist es erst nach dem erstmaligen Abspeichern des Datensatzes möglich, eine E-mail-Weiterleitungsadresse einzutragen.
Bitte unbedingt beachten: Eine korrekte Pflege der e-mail- und Vorstandsdaten ist die wichtigste Grundlage für ein funktionierendes Kommunikationssystem!!!
3.Mitgliederliste (Bedienungsanleitung wird gerade erstellt)
4.Liste Bibeleinträge (Bedienungsanleitung wird gerade erstellt)
5.Mitgliederausweise drucken (Bedienungsanleitung wird gerade erstellt)
6.Jahreswechsel Clubvorstand (Bedienungsanleitung wird gerade erstellt)
IV. Meetingberichte
Das Modul Meetingberichte ist die Grundlage für die Sendung der Meetingbericht an den Distrikt sowie der automatischen Präsenzmeldung an den Distrikt. Angeboten werden zwei verschiedene Formen der Präsenzmeldung und der Übermittlung des Meetingberichtes an den Distrikt.
1. Meetingbericht neu
- a) Erstellen des vollständigen Meetingberichtes über das Programmmodul mit automatischer Verwaltung in der Berichtsdatenbank.
- b) Erfassung der Clubpräsenz und Übertragung des eigenen Berichtes (vollständig mit eigenem Programm erstellt) in die Berichtdatenbank.
Klicken Sie auf [neuer Meetingbericht/Meetingbericht bearbeiten] und dann, wenn kein Meetingbericht in Bearbeitung ist, auf die Erfassung der Präsenz der Clubmitglieder zum aktuellen Meeting.
Schritt 1: Sie werden nun zur Eingabe der lfd. Nummer des Meetings und des Datums aufgefordert. Gleichzeitig wird die Liste der Clubmitglieder angezeigt und Sie können die entsprechende An- bzw. Abwesenheit und die Begleitung eintragen. Nach korrekter Eingabe klicken Sie auf den [speichern] Button ganz links unten.
Das Programm errechnet jetzt automatisch den Präsenzwert zum aktuellen Meeting und bietet die folgenden zwei Möglichkeiten zur weiteren Bearbeitung des Meeting-berichtes an.
Schritt 2a) selbst erstellten Meetingbericht hochladen Sie haben Ihren Meetingbericht vollständig mit einem eigenen Programm erstellt (mit Rotary-Logo, Anwesenheitsliste, Programmvorschau, usw.). Klicken Sie auf die Auswahl [selbst erstellten Meetingbericht hochladen] Wählen Sie das von Ihnen selbst erstell-ten Dokument selbst auf Ihrem Computer aus ([Durchsuchen] und dann auswählen/ öffnen). Klicken Sie dann auf [hochladen]. Damit stellen Sie den vollständigen Bericht in die Datenbank und die Präsenz (wurde ja vorher schon eingegeben) in die Präsenzdatenbank.
Schritt 2b) Neuen Meetingbericht online erstellen (Achtung: nach 1 Stunde Onlinezeit schaltet der Server die Verbindung ab)
Das Programm übernimmt nun aus den Stammdaten des Clubs die Einträge für den Kopf des aut. Meetingberichtes. Ergänzen Sie den Vorsitz, das aktuelle Thema / Programm des Meetings, tragen Sie die Gäste und die Auswärtspräsenzen der Clubfreunde ein. Wenn Sie bei der Vorschau mit der linken Maustaste auf [ja] klicken, werden aus der Termindatenbank automatisch die nächsten sechs Clubtermine in den Meetingbericht eingepflegt. Diese Eingabe ist der nach dem Abspeichern des Meetingberichtes und nach dem Neuaufruf des Meetingberichtes zu sehen und kann dann auch bearbeitet werden.
In das Textfeld unterhalb der Leiste (siehe rechts) kann jetzt der Text des Meetingberichtes (Geburtstage, Regula-rien, Vortrag) per Tastatur eingegeben werden, oder, wie schon bei der Historie beschrieben, per copy/paste (Strg-C und dann Strg-V) in das Bearbeitungsfenster übernommen werden.
Hier wurde die Textformatierung bewusst einfach gehalten. Es kommt nicht auf die Schnörkel an, sondern auf den Inhalt. Grafiken und Sonderformatierungen blähen Berichte nur unnötig auf und benötigen dann auch unnötig viel Speicherplatz. Wir erzeugen eine PDF-Datei mit durchschnittlich 15 kByte.
Nachdem Sie den online erstellten Bericht über den Menüpunkt [Bericht anzeigen/Bericht ändern] kontrolliert haben, können Sie den Meetingbericht wie unter Schritt 3 beschrieben, freigeben. Klicken Sie dazu auf [Meetingbericht freigeben].
Schritt 3: Sie geben den Meetingbericht frei, d.h. dass alle Eingaben korrekt sind und der Meetingbericht und die Präsenz fest in die Datenbank geschrieben werden. Eine Änderung ist grundsätzlich nicht mehr möglich.
2. Versand des Meetingberichtes
Wählen Sie aus der Liste freigegebener Meetingberichte den zu versendenden Bericht aus und klicken Sie auf [Bericht verschicken].
Es öffnet sich das Versandfenster für die Gruppenmailings. Automatisch wird der ausgewählte Meetingbericht als Attachment (Anhang) an die Mail angehängt. Sie können jetzt eine einzelne Mailadresse, eine Mailgruppe (Vorstand, Alle Clubmit-glieder, eine selbst angelegte Mailgruppe und umliegende Clubs) auswählen. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich, d.h. an die Clubmitglieder und an die sonstige Mailgruppe, bzw. umliegende Clubs, muss der Versendevorgang neu angestoßen werden. Zusätzliche Attachments können bis zu einer Größe von max. 25 Mbyte mit versandt werden.
Denken Sie aber bitte an die Empfänger der E-mails. Die Daten-übertragungsraten bei ISDN sind nicht sehr groß. Wichtig ist, dass zusätzliche Anhänge immer zuerst mit dem Button [hochladen] auf den Rotary-Mailserver hochgeladen werden.
Der Versand kann, je nach Datenmenge, ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. Die erfolgreiche Versendung des Berichtes (email) an die jeweiligen Mailadressen der Freunde wird nach der Übertragung in einer Liste am Bildschirm angezeigt.